Wij hebben een hardwarewinkel gevonden die met ons wil samenwerken. Het betreft een familiebedrijf. We hebben afgesproken dat zij uitsluitend de materialen leveren die op dat moment daadwerkelijk nodig zijn. Dit doen wij omdat we niet zeker weten hoeveel vrijwilligers er komen helpen.

De school heeft geen bewaker en er is geen veilige opslagruimte om materialen op te slaan. Buiten opslaan, in het zicht, is geen verstandige optie, omdat het hek van de school te laag is en mensen er gemakkelijk overheen kunnen klimmen. Daarnaast is het schoolterrein ’s avonds verlaten, wat een uitnodiging kan zijn voor mensen van buitenaf om materialen mee te nemen. Dit is een voorzorgsmaatregel om dergelijke situaties te voorkomen. Bovendien is deze werkwijze beter voor de materialen, zeker in de Filipijnen, vooral tijdens het regenseizoen.

Wij zijn blij dat dit op deze manier geregeld kan worden. De betaling kan rechtstreeks vanuit hier aan het bedrijf worden overgemaakt. We hebben ook aangegeven dat, als de samenwerking goed verloopt, wij een vaste klant zullen worden, zeker met het oog op toekomstige projecten. De eigenaresse, mevrouw M., heeft bovendien aangegeven bereid te zijn korting te geven, met name voor de stichting.

De bestellingen verlopen op basis van een pre-order. De foreman geeft vooraf door welke werkzaamheden uitgevoerd zullen worden. De administrator stelt vervolgens de bestelling op. Voor goedkeuring ontvangen wij eerst een verzoek; daarna geef ik de hardwarewinkel het ‘go’-signaal. Vervolgens wordt de betaling gedaan en wordt de bestelling geleverd.

Ook is afgesproken dat in het geval van urgente materialen dit proces kan worden versneld. Kleine benodigdheden van beperkte waarde, zoals spijkers, touw, kit en vergelijkbare hulpmiddelen, kunnen dan zonder voorafgaande toestemming van ons worden vrijgegeven.

Wij vinden dit plan van aanpak een mooi en goed werkend model voor ons project.